Аудит кадрового делопроизводства

Быстрый и безопасный способ понять, в каком состоянии находится ваша кадровая документация и какие риски она несёт для компании.

Анализ уставных и локальных нормативных актов (правила распорядка, положение об оплате труда и др.)

Проверка трудовых договоров, дополнительных соглашений, приказов о приёме, переводе и увольнении сотрудников;

Контроль ведения табеля учёта рабочего времени и расчётов по оплате труда;

Оценка соблюдения процедур при оформлении отпусков, больничных и других кадровых событий;

Проверка соблюдения требований к хранению кадровой документации.

Знакомство и определение объёма

короткое интервью с руководителем/HR/бухгалтером;
определение периода проверки (как правило, 1–3 последних года) и перечня документов;
согласование формата: выездной аудит в офис или дистанционная проверка сканов.

Сбор и анализ документов

запрос и систематизация кадровых документов;
выборочная и сплошная проверка в зависимости от размера штата;
анализ соответствия ТК РФ, подзаконным актам, внутренним положениям компании.

Подготовка отчёта

описание текущего состояния кадрового делопроизводства;
детализированный перечень выявленных ошибок и нарушений;
оценка рисков по каждому нарушению;
рекомендации по выстраиванию кадровых процессов и распределению функций.

Разбор результатов и консультации

презентация отчёта руководству и ответственным сотрудникам;
ответы на вопросы «почему это нарушение», «что будет, если не исправлять»;
обсуждение удобного формата дальнейшего сопровождения: разовые корректировки, внедрение новых регламентов, аутсорсинг кадров.

Компания Первомай

Комплексная проверка всей кадровой документации и связанных с ней процессов на соответствие требованиям трудового законодательства и подзаконных актов. По сути, это «диагностика» кадровой системы компании: анализируется, как оформлен приём, перевод и увольнение сотрудников, правильно ли ведутся личные дела и карточки, заключены ли трудовые договоры и дополнительные соглашения, есть ли обязательные локальные нормативные акты и соответствуют ли они Трудовому кодексу, корректно ли учитывается рабочее время, отпуска, командировки и иные периоды. Отдельное внимание уделяется тому, действительно ли фактическая система оплаты труда и режим работы совпадают с тем, что прописано в документах, а также тому, насколько готова компания к проверке инспекции по труду или к возможным спорам с сотрудниками.

Результатом аудита становится подробный отчёт, в котором фиксируются все выявленные нарушения и недочёты с указанием конкретных норм закона, даётся оценка рисков (возможные штрафы, предписания, вероятность трудовых споров), а главное — предлагается приоритизированный план их устранения. Компания получает не абстрактный «вердикт», а понятную дорожную карту: какие документы нужно дооформить или переработать, какие локальные акты обновить, какие процессы изменить, чтобы минимизировать риски и упростить дальнейшую работу. При желании аудит можно дополнить сопровождением по внедрению рекомендаций: подготовкой новых шаблонов документов, обучением кадрового специалиста, настройкой регламентов и расписания кадровых процедур.

Примеры типичных нарушений, которые выявляет аудит

отсутствие обязательных локальных актов или несоответствие их ТК РФ;
трудовые договоры без обязательных условий или с «опасными» формулировками;
несвоевременное оформление приёма/увольнения, неверные формулировки оснований;
отсутствие табелей либо формальное ведение учёта рабочего времени;
несоответствие фактической системы оплаты труда прописанным положениям;
отсутствие графика отпусков, накопленные «долги» по отпускам;
ошибки в оформлении совместительства, дистанционной работы, материальной ответственности.

Каждый такой пункт — потенциальные штрафы и споры, которые проще и дешевле предотвратить заранее.